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檔案是直接形成的歷史記錄,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的,這里的文件是指廣義文件,即所有由文字,圖表,聲像等形式形成的各種材料,檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài),兩者具有同源性和階段性的共性,也具有實效,功用,離合等個性差異。要進(jìn)一步加大對我國和地方的財政投入,完善資金籌措機(jī)制,加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。要充分發(fā)揮檔案行業(yè)協(xié)會在促進(jìn)我國社會主義民主與法制建設(shè)中的積較作用。要把檔案工作納入社會主義精神文明建設(shè)的總體規(guī)劃和部門規(guī)章制度中來考慮,加大宣傳力度,營造良好的輿論氛圍。


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檔案館應(yīng)當(dāng)保證文件和資料不受侵犯。應(yīng)當(dāng)建立健全文件和資料的保管制度。檔案工作者不得擅自改變檔案的性質(zhì)和使用方式,不得隨意更換或者轉(zhuǎn)讓其他單位的文件和資料。檔案館應(yīng)當(dāng)按照我國有關(guān)規(guī)定配備文件、材料等,保證文件、資料的完整性。在檔案管理上應(yīng)有專人負(fù)責(zé),并建立檔案的日常保管制度。檔案存放的時間、地點及數(shù)量應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記。對于重要文件和文件夾等不能隨意丟失或者丟失的,應(yīng)當(dāng)由相關(guān)單位負(fù)責(zé)處理。檔案庫房內(nèi)須有專門用于存放重要文件和資料的柜臺。


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檔案利用公司,從表面上看,各種類型、不同規(guī)模、各種規(guī)格、各種形態(tài)資料是統(tǒng)一編碼的。其實,檔案的編碼并不是簡單地將資料分為一個等級,而是按照資料的性質(zhì)、規(guī)格和數(shù)量,分別對應(yīng)不同類型、各種規(guī)模、不同形態(tài)的資料。從表面上看,各種類型、各種形態(tài)都有著一些的記錄功能。檔案館要加強(qiáng)對各類文獻(xiàn)資料的管理,保證文件、資料的完整性。檔案館要定期對其進(jìn)行清潔消毒,并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案存儲的方式有存放、分類、保管和利用。檔案存儲的方法是將文件、圖片、照片等放置在專用的柜子里。柜子可以放在書架上,也可以放在其它地方。這樣既能保證了文件不丟失,又能減少文件的損毀。

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